Inscripción, modificación y cancelación de la inscripción de beneficiarios finales en el Registro de beneficiarios finales de los Paises Bajos

Si es propietario de una empresa holandesa, deberá tener en cuenta que deberá registrar oficialmente a los denominados “beneficiarios finales” de su empresa en el registro de beneficiarios finales holandeses. Por lo general, se trata de los directores y accionistas, siempre que cumplan determinados criterios. Intercompany Solutions ha adquirido muchos años de experiencia en la creación de empresas holandesas para empresarios extranjeros y en muchos otros asuntos relacionados, como servicios financieros, jurídicos y administrativos. Estos servicios pueden ayudarle a alcanzar un éxito sustancial y a cumplir simultáneamente con la legislación y las normas holandesas.

Como tal, también podemos ayudarlo con cualquier tarea adicional que pueda encontrar en su camino hacia Constitución de una empresa holandesa. El registro, cambio o cancelación de registro de beneficiarios finales también forma parte de nuestro repertorio de servicios. Creemos firmemente que cualquier tipo de expansión empresarial debe llevarse a cabo de forma correcta y rentable. Por eso, nuestro objetivo constante es ayudar a los empresarios extranjeros a establecer su presencia en los Paises Bajos de forma estable y rentable. Si desea saber más sobre lo que hacemos, no dude en pedirnos asesoramiento profesional sin compromiso. 

¿Por qué los beneficiarios finales deben estar registrados en los Paises Bajos?

El registro UBO está activo desde el 27^th de marzo de 2022. El registro de los propietarios beneficiarios finales (UBO) en los Paises Bajos es esencial para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas en las actividades comerciales. Esto se debe al hecho de que todas las personas importantes que dirigen una empresa o son partes interesadas importantes en una empresa deben rendir cuentas de las acciones que se llevan a cabo a través de la empresa. En términos más simples: de esta manera es más fácil exigir cuentas a las personas en el poder por sus actos. Esta medida se alinea con las regulaciones de la Unión Europea, específicamente las Directivas contra el lavado de dinero (AMLD) de la UE, y cumple varios propósitos críticos, que enumeraremos a continuación. 

1. Lucha contra los delitos financieros

El registro de beneficiarios finales ayuda a combatir el blanqueo de dinero, para empezar. Al identificar a las personas que se benefician en última instancia de las transacciones financieras o actividades comerciales, el registro de beneficiarios finales puede vigilar de cerca lo que hacen exactamente esas personas a través de medios corporativos. Además, el registro de beneficiarios finales se opone activamente a la financiación del terrorismo, aumentando la transparencia para evitar el uso indebido de los sistemas financieros con fines delictivos. Además, el registro lucha pasivamente contra la evasión fiscal y el fraude, proporcionando a las autoridades una imagen clara de las estructuras de propiedad para reducir las actividades ilegales.

2. Promoción de la transparencia

El registro de UBO revela quiénes están detrás de empresas, sociedades, fundaciones y otras entidades legales, lo que reduce la posibilidad de utilizar estructuras de propiedad complejas para ocultar actividades ilícitas. Permite al público, a los periodistas y a otras empresas acceder a cierta informacion de UBO, lo que genera confianza en el entorno empresarial. De esta manera, usted sabe inmediatamente con quién está haciendo negocios, si su historial es limpio y si debería iniciar algún tipo de asociación potencial, sin poner en riesgo su negocio actual.

3. Cumplimiento de los requisitos de la UE

El registro de beneficiarios finales es un mandato de la UE como parte de su marco más amplio de lucha contra el blanqueo de dinero. El cumplimiento garantiza que los Paises Bajos cumplan con sus obligaciones como estado miembro de la UE, evitando sanciones o riesgos para la reputación. Por lo tanto, si tiene alguna ambición que implique establecer una empresa en los Paises Bajos que pueda verse involucrada en actividades delictivas, debe estar advertido. El registro tiene como objetivo activo eliminar a cualquier empresa o parte interesada que quiera sacar a otros del negocio por medios ilegales, injustos o de otro modo nefastos. La UE tiene su Mercado Único Europeo, en el que los bienes y servicios se comercializan libremente. Y la UE quiere que siga siendo así. 

4. Facilitar la diligencia debida a las empresas

La diligencia debida es una parte muy importante de hacer negocios de manera confiable. Básicamente, la diligencia debida significa que usted investiga sobre posibles socios comerciales, clientes e inversores. Tomar una decisión incorrecta en cualquier dirección podría implicarlo en asuntos sórdidos, por lo que es mejor asegurarse de saber con quién está tratando. Las instituciones financieras, los profesionales legales y otras entidades pueden acceder al registro de UBO para cumplir con los requisitos de Conozca a su cliente (KYC) y de diligencia debida. Este proceso garantiza que las empresas conozcan las entidades y las personas con las que se relacionan, lo que reduce la exposición a riesgos financieros y legales.

5. Fomentar la competencia leal

La competencia leal es la base de una sociedad capitalista justa e igualitaria. El capitalismo no se trata solo de ganar dinero; al contrario. El hecho de que algunos individuos inicien algo nuevo crea nuevas oportunidades de negocio y empleo de forma instantánea, lo que puede hacer que las sociedades prosperen. La transparencia en cuanto a la propiedad y el control desalienta las prácticas comerciales poco éticas, creando un campo de juego equilibrado para las empresas honestas, ya que cuando alguien hace algo ilegal, se registra, debido a que se puede conocer el beneficiario final de cualquier empresa.

Detalles clave del registro de UBO

El registro de UBO (Ultimate Beneficial Owner) holandés es un sistema diseñado para mejorar la transparencia sobre las personas que en última instancia poseen o controlan empresas y otras entidades legales en los Paises Bajos. Forma parte de las Directivas contra el blanqueo de capitales de la Unión Europea y tiene como objetivo combatir los delitos financieros, como el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo. Ya hemos hablado brevemente de esto anteriormente, pero siempre vale la pena mencionar que el registro de UBO tiene como objetivo la igualdad y la honestidad en el espíritu empresarial. También es una forma de evitar monopolios demasiado grandes, que pueden acabar instantáneamente con pequeñas empresas (pero, no obstante, rentables y honestas). Así que vayamos al grano.

¿Quién califica como UBO?

Después de todo lo que hemos hablado sobre el registro de beneficiarios finales, los riesgos y las ventajas de ser beneficiarios finales, probablemente se esté preguntando qué es en realidad un beneficiario final. Un beneficiario final es una persona que posee o controla más del 25 % de una empresa o entidad legal, ya sea a través de derechos de propiedad o de derechos de voto. Por lo tanto, si posee o controla más del 25 % de una empresa, oficialmente es un beneficiario final. No obstante, hay algunas actualizaciones propuestas que apuntan a incluir a las personas con exactamente el 25 % de propiedad o derechos de voto, ampliando la definición para mejorar la cobertura. De modo que ya no se trata de más del 25 %, sino de hasta el 25 % para quienes no son beneficiarios finales. Tenga en cuenta que ser beneficiario final puede parecer algo poderoso, pero existen algunas responsabilidades cuando uno califica como beneficiario final. Por ejemplo, existen algunos requisitos de registro. 

Requisitos de registro e implicaciones en caso de incumplimiento

Por tanto, las empresas y las personas jurídicas deben registrar los datos de sus beneficiarios finales en el registro de beneficiarios finales de la Cámara de Comercio holandesa. Esto incluye informacion de identificación sobre el beneficiario final, como el nombre, la fecha de nacimiento y la naturaleza de su propiedad o control. Si no se hace esto, puede haber graves repercusiones. La importancia de saber quién posee la mayoría de una empresa radica en la forma en que esta persona lleva a cabo los negocios. Si se ejecuta y gestiona legalmente, no hay ningún problema. Pero si un beneficiario final cruza algunos límites legales, puede enfrentarse a problemas de cumplimiento y sanciones posteriores. Lo que en los Paises Bajos equivale, para empezar, a sanciones administrativas. Puede recibir una sanción que asciende a una multa administrativa de hasta 21,750 €. También hay sanciones adicionales por incumplimiento, como una orden de cumplimiento bajo amenaza de multas adicionales.

Además de las multas administrativas, también existen sanciones penales. Esto se debe a que el incumplimiento puede considerarse un delito económico según la Ley de Delitos Económicos. Las posibles consecuencias de violar esta ley incluyen multas, servicio comunitario o incluso prisión en casos graves, especialmente si se proporciona informacion falsa durante el registro. Las autoridades supervisan activamente el cumplimiento para garantizar la transparencia y evitar el uso indebido de las estructuras corporativas para actividades ilícitas como el lavado de dinero o la evasión fiscal.

Cifras de cumplimiento actuales

En marzo de 2024, alrededor del 80 % de las entidades jurídicas de los Paises Bajos habían cumplido con el requisito de registro. Como ya hemos comentado, el incumplimiento puede dar lugar a multas u otras sanciones. Por otra parte, el acceso al registro de beneficiarios finales se restringió temporalmente debido a cuestiones de privacidad tras una sentencia de un tribunal de la UE. Sin embargo, algunas entidades, como bancos, notarios y compañías de seguros, recuperaron el acceso a mediados de 2024, lo que les permitió cumplir con las obligaciones de diligencia debida de forma eficaz. Además, a partir de junio de 2024, las empresas podrán obtener extractos certificados del registro de beneficiarios finales para demostrar el cumplimiento de los requisitos de Conozca a su cliente (KYC). El registro de beneficiarios finales se alinea con los esfuerzos internacionales para mejorar la transparencia corporativa y reducir los delitos financieros. Si bien es eficaz para promover la rendición de cuentas, ha enfrentado desafíos, en particular en torno a equilibrar la transparencia con las preocupaciones sobre la privacidad. Sin embargo, este sigue siendo un problema en curso, que debería resolverse en un plazo relativamente corto.

Entidades que están obligadas a registrar un UBO

Es muy importante saber qué tipo de entidad debe registrar un beneficiario final. En todos los casos, se trata de una entidad que se dedica a la actividad empresarial. Esto implica, entre otras cosas:

• Empresas (BV, NV y más)
• Fundaciones y asociaciones
• Sociedades (generales, limitadas o profesionales)

Se aplican exenciones a los propietarios únicos, las empresas que cotizan en bolsa y ciertas asociaciones sin plena capacidad jurídica. Una vez que registre un beneficiario final, tenga en cuenta que algunos datos, como los nombres y los porcentajes de propiedad, son de acceso público para promover la transparencia. Sin embargo, no todos los datos se hacen públicos. Cierta informacion privada, como las direcciones residenciales, solo es accesible para entidades autorizadas, como notarios e instituciones financieras. Para obtener orientación detallada, la Cámara de Comercio Holandesa proporciona documentación oficial y herramientas de apoyo para el registro de beneficiarios finales. También puede consultar los servicios de asesoramiento de empresas como Intercompany Solutions, que tienen experiencia en cumplimiento corporativo.

Inscripción de beneficiarios finales en el registro

¿Hay personas que son los propietarios beneficiarios finales en su organización, pero que aún no están incluidas como beneficiarios finales en el registro de beneficiarios finales? En ese caso, es aquí donde debe registrar a esas personas. El registro de un beneficiario final (UBO) en los Paises Bajos implica presentar informacion específica sobre las personas que, en última instancia, poseen o controlan una empresa u otra entidad legal. Este proceso garantiza el cumplimiento de las normas contra el blanqueo de dinero y mejora la transparencia corporativa. A continuación, se incluye una descripción detallada de los pasos y requisitos para el registro de beneficiarios finales. Recuerde: así es como se protege a las empresas emergentes y a los propietarios de pequeñas empresas.

Pasos para el registro de UBO

Para determinar quiénes son beneficiarios finales de su empresa, el gobierno holandés explica claramente cómo identificar a las personas que reúnen los requisitos para ser beneficiarios finales. Se pueden definir como tales aquellas personas que:

• Poseer directa o indirectamente más del 25% de las acciones o derechos de voto
• Ejercer control a través de otros medios, como acuerdos o influencia

Para registrar un beneficiario final para su empresa, debe seguir algunos pasos básicos. A continuación, describiremos estos pasos.

1. Reúna la informacion requerida:

Se deben proporcionar los siguientes detalles sobre los UBO:

• Nombre y Apellido
• Fecha de nacimiento y nacionalidad
• Dirección residencial (que no se hará pública)
• Naturaleza y extensión de la propiedad o control, expresada en porcentajes
• Documentación que respalde la informacion, como acuerdos entre accionistas y un documento de identidad válido.

2. Envíe la informacion a la Cámara de Comercio Holandesa (KvK)

• La inscripción se realiza a través del KvK, ya sea online o en persona, o con la ayuda de una empresa especializada como Intercompany Solutions. 
• Las empresas deben completar el formulario de registro de UBO proporcionado por el KvK

3. Verificación por parte de la Cámara de Comercio Holandesa (KvK)

Una vez que se hace todo esto, la Cámara de Comercio Holandesa verifica la informacion antes de actualizar el registro de beneficiarios finales. Algunos campos, como el alcance de la propiedad, son públicos, mientras que los detalles privados siguen siendo restringidos.

4. Mantener y actualizar la informacion proporcionada

Las empresas son responsables de mantener actualizados los datos del beneficiario final. Cualquier cambio en la propiedad o el control debe notificarse de manera oportuna y correcta. 

Cambio de UBO en el registro

Además de registrar a los beneficiarios finales, también puede informar de los cambios en el registro de beneficiarios finales. Pueden ser cambios que impliquen, por ejemplo, el interés que los beneficiarios finales tienen en su organización y la posibilidad de proteger los datos personales de los beneficiarios finales. Cambiar los beneficiarios finales finales (UBO) registrados para una entidad holandesa implica actualizar la informacion en el registro de beneficiarios finales final que mantiene el KvK. Esto es esencial cuando hay un cambio en la propiedad, el control o la estructura de la entidad. A continuación, describiremos los pasos y las consideraciones clave para actualizar los datos de los beneficiarios finales finalistas.

1. Identifica los cambios dentro de tu empresa

La parte más importante es determinar claramente qué cambios se producirán. ¿Hay un nuevo beneficiario final que deba registrarse? En ese caso, esto se hace mediante el procedimiento de registro habitual. Pero puede haber otros cambios, como cambios en la cantidad de accionistas o en el porcentaje de su participación. También puede determinar qué personas ya no son beneficiarios finales e identificar a los nuevos beneficiarios finales en función de la propiedad o el control que superen el umbral del 25 %.

2. Recopilar la documentación necesaria

Luego, deberá preparar la documentación que demuestre el cambio, como acuerdos de accionistas actualizados, actas de reuniones de directorio u otra documentación legal que confirme la nueva estructura. Por cierto, existe una diferencia entre datos públicos y privados. Todos los datos públicos actualizados, como el nombre y el alcance de la propiedad, serán accesibles al público. Pero los datos privados, como las direcciones residenciales, siguen siendo confidenciales y solo son accesibles para las entidades autorizadas.

3. Notificar al KvK

Una vez que hayas reunido toda la documentación necesaria, tendrás que presentar la informacion actualizada del beneficiario final ante el KvK. Por lo general, esto se puede hacer en línea o en persona, o a través de un socio de confianza en los Paises Bajos si eres un empresario extranjero y los pasos necesarios son demasiado complicados para ti. Deberás incluir los mismos detalles que se solicitan durante el registro inicial, que consisten en el nombre, la fecha de nacimiento y la nacionalidad del beneficiario final, y la naturaleza de la propiedad y el control.

4. Enviar la solicitud de cambio

Usted o la empresa que contrató para que se ocupe de estos asuntos deberán utilizar los formularios específicos de KvK para las actualizaciones de UBO. Asegúrese de que la informacion sea precisa y completa para evitar demoras en el procesamiento. ¿Desea cambiar una dirección privada extranjera de un UBO a una dirección privada holandesa o a otra dirección extranjera? En ese caso, deberá utilizar el formulario 18: Suplemento a otro registro comercial para esto. Durante el proceso de verificación, KvK revisará los cambios enviados. Una vez que todo esté aprobado, el registro de UBO mostrará la informacion actualizada. Asegúrese siempre de cumplir con las leyes holandesas con respecto a los UBO. Esto significa que debe garantizar un seguimiento continuo y la notificación oportuna de futuros cambios para evitar sanciones. 

Tenga en cuenta también que los cambios en los datos del beneficiario final deben notificarse en una declaración del beneficiario final dentro de los 7 días posteriores a su entrada en vigor. La notificación oportuna es fundamental. Los cambios deben comunicarse tan pronto como se produzcan. Como ya se ha comentado anteriormente, las empresas que no notifiquen los cambios pueden enfrentarse a multas, sanciones administrativas o daños a su reputación. Para obtener más informacion o asistencia, el sitio web de la Cámara de Comercio Holandesa ofrece guías detalladas y opciones de contacto. Los asesores profesionales, como Intercompany Solutions, puede ayudar con cambios complejos de UBO o problemas de cumplimiento

Cancelación del registro de beneficiarios finales

También puede dar de baja a una persona en el registro de beneficiarios finales cuando ya no se la considere beneficiario final. Si una persona ya no es beneficiario final, también debe comunicarlo en un plazo de 7 días en una declaración de beneficiario final. Al dar de baja a un beneficiario final, preste atención a si tiene que registrar a otros beneficiarios finales en el registro de beneficiarios finales. Para dar de baja a un beneficiario final en los Paises Bajos, debe seguir el procedimiento para actualizar o eliminar la informacion de beneficiarios finales en el registro de beneficiarios finales del KvK. La baja se produce cuando alguien ya no cumple los requisitos para ser beneficiario final, por ejemplo, cuando vende sus acciones, transfiere sus derechos de voto o renuncia a una posición de control. A continuación, enumeramos los pasos y los detalles clave del proceso de baja de beneficiario final para su comodidad.

1. Verificar los cambios

Lo primero que deberá hacer es asegurarse de que la persona ya no cumpla los criterios de beneficiario final, que equivalen a la propiedad o control mencionado anteriormente de más del 25 %. Si un accionista abandona la empresa, por ejemplo, o vende algunas de sus acciones y ya no cumple los criterios.

2. Notificar al KvK

Una vez que sepa a quién debe dar de baja como beneficiario real, deberá presentar una solicitud ante el KvK para eliminar los datos de esa persona del registro de beneficiarios reales. Por lo general, esto se puede hacer en línea o en persona, o mediante un tercero calificado que pueda ayudarlo con esto. Siempre debe utilizar el formulario de actualización o eliminación de beneficiario real que proporciona el KvK.

3. Proporcionar la documentación requerida

A continuación, deberá reunir todos los documentos justificativos necesarios, como acuerdos de accionistas actualizados, escrituras de transferencia o resoluciones de la empresa. Debe presentar pruebas del cambio, como documentos que demuestren la transferencia de acciones u otros cambios en la estructura de la empresa, para que el proceso de baja se complete.

4. Confirmación de Baja

Una vez que la Cámara de Comercio verifique la informacion, actualizará el registro de UBO y eliminará los datos de la persona. Tenga en cuenta que también debe informar dichos cambios de inmediato para cumplir con la ley, al igual que con los procesos de registro y cambio de UBO. Además de eso, una empresa también debe actualizar sus registros internos y notificar a las partes interesadas relevantes, como los bancos, si es necesario. En lo que respecta a la privacidad, los UBO dados de baja ya no tendrán ningún dato visible en el registro público. Sin embargo, los registros históricos pueden seguir siendo accesibles para entidades autorizadas con fines de diligencia debida. No dar de baja a las personas que ya no son UBO puede resultar en multas o sanciones, ya que puede dar una representación inexacta de la estructura de propiedad y control de la empresa. Para obtener orientación detallada, consulte el sitio web de la Cámara de Comercio Holandesa y las firmas de asesoría legal como Intercompany Solutions Puede proporcionar instrucciones específicas y formularios necesarios para cancelar el registro.

Desafíos y preocupaciones

Si bien el registro de beneficiarios finales tiene importantes beneficios, ha suscitado inquietudes sobre la privacidad y la seguridad de los datos. Parte de la informacion de beneficiarios finales es pública, lo que ha dado lugar a debates sobre el equilibrio entre la transparencia y los derechos de privacidad individuales. El sistema se ha ajustado para abordar estas inquietudes, como la restricción del acceso público a determinados datos sensibles. Para obtener más informacion sobre la lógica y el funcionamiento del registro de beneficiarios finales, recursos como la Cámara de Comercio Holandesa (KvK) y los marcos jurídicos de la UE ofrecen informacion adicional. Por supuesto, Intercompany Solutions También podemos ayudarle con todos los asuntos relacionados con el registro, cancelación de registro y cambios de UBO dentro de su empresa.

¿Le gustaría crear una empresa holandesa? Asegúrese de registrar también a todos los beneficiarios finales

Intercompany Solutions está especializada en Constitución de una empresa holandesa, pero podemos ofrecerle una gama mucho más amplia de servicios que eso. Además de constituir y registrar una empresa en los Paises Bajos, también podemos ayudarle con muchas tareas adicionales, como solicitar un permiso, obtener una visa y una variedad de tareas administrativas, como su declaración de impuestos y ayudar con cuestiones legales. Registrar, cambiar y cancelar el registro de beneficiarios finales tampoco es un problema para nosotros. Una vez que decida establecer una empresa holandesa, le solicitaremos algunos documentos estándar que incluyen una forma válida de identificación, su nombre completo y fecha de nacimiento, el nombre preferido de la empresa y la dirección de registro comercial holandesa. Con estos documentos podemos acudir a un notario público y establecer su empresa, pero también podemos organizar directamente muchas otras cosas importantes, como abrir una cuenta bancaria holandesa y asegurarnos de que esté correctamente inscrito como beneficiario final en el registro holandés. 

Los servicios que podemos ofrecerle

Intercompany Solutions ha ayudado a cientos de empresarios extranjeros de más de 50 nacionalidades diferentes. Nuestros clientes van desde pequeñas empresas unipersonales hasta corporaciones multinacionales, pasando por todo tipo de empresas. Nuestros procesos están dirigidos a empresarios extranjeros y, como tal, conocemos las formas más prácticas de ayudar con el registro de su empresa. Podemos ayudarle con el paquete completo de registro de empresas en los Paises Bajos:

• Establecimiento de la compañía en los Paises Bajos
• Apertura de una cuenta bancaria local
• Solicitud de número de IVA o EORI
• Solicitud de diversos permisos
• Solicitud de visa o permiso de creación de una empresa
• Asistencia para la puesta en marcha
• Servicios financieros
• Servicios administrativos
• Servicios secretariales
• Asistencia legal
• Servicios fiscales y financieros
• Medios
• Asesoramiento empresarial general

Mejoramos constantemente nuestros estándares de calidad para ofrecer continuamente servicios impecables. 

¿Necesita registrar, cambiar o cancelar el registro de un UBO? Intercompany Solutions puede ayudarte a

Intercompany Solutions ha ayudado a miles de empresarios extranjeros de todos los sectores y paises posibles a constituir una empresa holandesa. Sabemos, como nadie, cómo gestionar el proceso de constitución de forma rápida y correcta. Dado que llevamos muchos años trabajando en este campo, también hemos creado una amplia red de profesionales que pueden ayudarnos en cualquier momento con cualquier pregunta o consulta que pueda tener. Esto también significa que podemos ofrecer uno de los procedimientos de registro de empresas holandesas más rápidos que existen actualmente. Si tiene todos los documentos necesarios a mano y puede enviárnoslos, todo el proceso no debería llevar más que unos pocos días hábiles. En la mayoría de los casos, tarda entre 1 y 3 días y estará listo para comenzar a hacer negocios de inmediato.

Trabajamos con tarifas fijas, que obviamente discutiremos contigo antes de comenzar a trabajar para ti. Puedes crear una empresa holandesa por 1499 €, lo que significa que no hay ningún tipo de tarifa oculta. Otra ventaja es que el proceso se puede realizar de forma totalmente remota, si nos proporcionas un poder notarial. Esto te ahorra mucho tiempo y dinero, ya que no tienes que viajar físicamente a los Paises Bajos para establecer tu nueva empresa. Si quieres saber más sobre nuestros servicios, no dudes en visitar nuestro sitio web para obtener informacion más detallada. También puedes ponerte en contacto con nosotros directamente y te ayudaremos a partir de ahí.