La obligación de retención fiscal según la ley holandesa

Actualizado el 26 de junio de 2023

Cuando inicie un negocio holandés, deberá cumplir con todas las leyes holandesas que regulan el entorno comercial. Una de tales leyes es la llamada obligación de retención fiscal. Básicamente, esto le dice que necesita archivar la administración de su empresa durante una cierta cantidad de años. ¿Por qué? Porque esto permite que las autoridades fiscales holandesas verifiquen su administración cuando lo consideren oportuno. La obligación de retención de impuestos es una obligación legal que se aplica a todos los empresarios en los Paises Bajos. Si está acostumbrado a trabajar con archivos bastante antiguos y formas de archivar su administración, esto puede resultar todo un desafío. Incluso existe una buena posibilidad de que, sin saberlo, no estés cumpliendo con la obligación de retención.

En esencia, la obligación de retención fiscal establece que todos los empresarios en los Paises Bajos están legalmente obligados a mantener la administración de su empresa durante siete años. Tenga en cuenta que para algunos documentos se aplica el período de retención de siete años, pero para otros diez años. Los documentos también deben almacenarse de una manera que permita a los inspectores de las autoridades fiscales holandesas verificar fácilmente la administración dentro de un período de tiempo razonable. En este artículo, describiremos qué significa la obligación de retención fiscal para su empresa, cómo puede cumplirla y qué trampas debe tener en cuenta.

Informacion sobre la obligación de retención fiscal

Como ya explicamos anteriormente, todos los propietarios de negocios holandeses tienen la obligación legal de ofrecer a las autoridades fiscales holandesas la oportunidad de verificar la administración hasta hace siete años. Esto se aplica a los datos básicos sobre sus gastos financieros y ganancias, como el libro mayor, la administración de existencias, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, la administración de compras y ventas y la administración de nómina. Entonces, todo el dinero que entra y sale durante un año fiscal en particular, que va desde el 1^st de enero hasta el 31^st de diciembre Debe tener en cuenta que esto significa que cada empresario holandés debe poder mostrar todos los datos de los últimos siete (o diez) años, durante una verificación aleatoria por parte de las autoridades fiscales. Aleatorio significa que pueden llegar sin previo aviso, por lo que generalmente siempre debe estar preparado.

Hay muchas razones posibles para que se realice una verificación, aunque a veces solo ocurre como una auditoría general. Las autoridades fiscales podrían simplemente decidir que necesita un control periódico para asegurarse de que está haciendo todo legalmente y tiene su administración al día. Estos controles ocurren al azar, pero no con mucha frecuencia. En otros casos, existe principalmente una razón clara por la que las autoridades fiscales deciden controlarte. Por ejemplo, envió declaraciones que las autoridades fiscales consideran sospechosas. O podría pensar en una investigación que el inspector de impuestos realiza a uno de sus proveedores, a un socio comercial o a otro tercero involucrado. El inspector luego solicita acceso a su administración y ve si puede detectar errores o irregularidades. Esta es la razón por la que los tenedores de libros y contadores suelen señalar a sus clientes que es muy importante llevar una administración bien diseñada y concisa.

No solo porque las autoridades fiscales pueden venir y sumergirse en su administración, sino por otros beneficios específicos para usted y su empresa. Si tiene una administración sólida, esto le proporciona una idea de sus cifras financieras. Puede verlo algo paralelo a un libro doméstico: controla todo el dinero que entra y sale. Esto significa que sabe exactamente dónde hay problemas, por ejemplo, cuando gasta más en activos de lo que realmente obtiene en ganancias. A pesar del hecho de que la posibilidad de que un inspector toque a su puerta no sea muy grande, es aconsejable tener la administración en orden. Para los empresarios, la contabilidad también es una fuente confiable de cifras para tomar decisiones informadas. Esto significa que es más fácil decidir cuándo invertir en algo nuevo, en lugar de invertir menos y ganar más dinero por un período de tiempo. Le brinda una perspectiva general de la rentabilidad de su empresa, lo cual es muy importante si desea lograr un verdadero éxito.

¿Cuándo se aplica el período de obligación de retención de 10 años?

Como mencionamos brevemente anteriormente, el período regular de retención es de 7 años. En algunos casos, los empresarios deberán almacenar informacion y datos durante algunos años más, es decir, 10 años. Una de las situaciones en las que se aplica esta obligación de retención prolongada es cuando posee o alquila un edificio de oficinas u otro tipo de local comercial. Los datos sobre bienes inmuebles están sujetos a una obligación de retención de diez años, por lo que si posee algún tipo de propiedad a través de su empresa, está sujeto a un período de retención más largo. Lo mismo se aplica cuando su empresa proporciona, o está involucrada en la prestación de servicios de transmisión de radio y televisión, servicios electrónicos y/o servicios de telecomunicaciones, y también ha optado por el denominado esquema OSS (One-Stop-Shop). Tenga en cuenta que en realidad es completamente posible llegar a acuerdos con las autoridades fiscales sobre ciertas regulaciones o arreglos, tales como:

• Qué tan detallada debe ser la administración
• La forma en que se llevan los registros.
• Mantener datos que no sean los datos básicos por un período de tiempo más corto

Asimismo, conservar y actualizar, en su caso, el registro horario de "datos básicos" para la deducción anual del impuesto empresarial. Esto también es válido para mantener un buen registro de kilometraje. Debe mantener uno para usar su automóvil privado para negocios, o al revés: cuando usa su automóvil comercial solo para negocios y nunca de forma privada.

¿Quién debe mantener una administración, exactamente?

Una de las primeras preguntas que te podrías hacer es ¿quién está obligado a mantener una administración durante al menos 7 años? En realidad, todos los dueños de negocios deben hacerlo. No importa cuán grande o pequeña sea su empresa: la obligación recae en cada empresario holandés. No solo necesita mantener una administración, sino que la administración también debe mantenerse de una manera que permita a las autoridades fiscales verificarla. Por lo tanto, existen algunas reglas y regulaciones involucradas, lo que significa que su administración debe ser adecuada de acuerdo con la ley holandesa. Necesitas esta administración para presentar correctamente la declaración del IVA y la declaración de entregas intracomunitarias (ICP), pero también para poder realizar correctamente tu negocio. En general, esto significa que debe conservar todos los documentos originales, para poder mostrárselos al inspector fiscal cuando realice una verificación.

¿Quién está exento de llevar registros completos del IVA?

Hay algunos empresarios que no tienen que mantener registros de IVA completos:

• Empresarios que solo suministren bienes o servicios exentos de IVA
• Personas jurídicas que no son empresarios, pero tienen un número de identificación de IVA

Obligaciones administrativas adicionales

¿Es dueño de una empresa que comercia con bienes de margen? Entonces se le aplican obligaciones administrativas adicionales. ¿Qué son los bienes de margen? Los bienes de margen son generalmente bienes usados ​​(de segunda mano), que ha comprado sin pagar el IVA. Bajo ciertas condiciones, los siguientes artículos también pueden ser considerados como bienes de margen:

• Arte
• Antigüedades
• Coleccionables que compras o importas con IVA.

¿Qué se incluye en la categoría de bienes usados?

Los bienes usados ​​son todos los bienes que puede volver a usar, ya sea después de la reparación o no. Tenga en cuenta que todos los bienes que compra a un particular siempre son bienes usados, incluso si nunca se han usado. Los bienes usados ​​también incluyen bienes que han sido criados internamente o, como en el caso de los caballos. Cuando comercia con bienes de margen, necesita mantener registros. Esto se debe al hecho de que el comercio de bienes de margen está sujeto a obligaciones administrativas generales. Además de esto, se aplican diferentes reglas a su administración de bienes de margen. La compra y venta de bienes de margen debe, por supuesto, mantenerse en sus registros. Para estos bienes, hay dos métodos diferentes para lograr esto:

• Calcula el IVA por bien individual y realiza un seguimiento de las compras y ventas por artículo en su administración. Las autoridades fiscales llaman a esto el método individual.
• El IVA se calcula sobre el margen de beneficio total en un período de declaración. A esto lo llamamos el método de globalización.

Ambos métodos están sujetos a obligaciones administrativas adicionales. Entonces, ¿qué método usas? Esta pregunta se puede responder afirmando que depende del tipo de mercancías qué método se le permite utilizar. El método de globalización es obligatorio para las siguientes mercancías:

• Medios de transporte, como automóviles, motocicletas, bicicletas, ciclomotores y caravanas
• Ropa
• Muebles
• Libros y revistas
• Equipos de fotografía, cine y video.
• Cintas de video, DVD, casetes de música, CD, LP, etc.
• Instrumentos musicales
• Electrodomésticos
• Electrodomésticos
• Mascotas
• Arte, antigüedades y coleccionables (bajo ciertas condiciones, como se mencionó anteriormente)

El método de globalización también es obligatorio para las partes, accesorios y suministros utilizados en estos bienes, ya que forman parte integrante de los propios bienes de margen. Entonces, incluso si coloca un tubo de escape nuevo en su automóvil usado, será parte del margen bueno (el automóvil).

Bienes que no están calificados como bienes de margen

¿Comercia con otros bienes además de los bienes de margen? ¿Significa que sus bienes no son calificables como usados? Luego, debe aplicar el método individual, a diferencia del método de globalización. El método de globalización le permite compensar los márgenes de beneficio negativos con los márgenes de beneficio positivos. Sin embargo, esto no está permitido con el método individual. En cualquier caso, es totalmente posible solicitar a las autoridades fiscales holandesas que cambien los métodos, siempre que crea que este será el adecuado para usted. Solo en el caso de que usted sea un subastador, o un intermediario que actúe en su nombre como subastador, no podrá aplicar el método de globalización. Esto puede deberse al hecho de que un subastador funciona como intermediario entre compradores y vendedores y, por lo tanto, no puede ser visto como el propietario del artículo. Además, puede vender bienes de margen con IVA. De hecho, puede optar por vender productos de margen con IVA. Puede leer lo que debe hacer en su administración en Consecuencias administrativas al vender bajo el régimen normal de IVA.

Los documentos exactos que necesita conservar durante un cierto período de tiempo

Como mencionamos anteriormente, debe conservar todos los datos básicos de la administración de su empresa por un período de 7 años, para que las autoridades fiscales puedan verificar los datos. El período de 7 años comienza cuando vence el valor actual de cualquier bien o servicio. Para poder explicar qué significa 'actual' en este contexto, podemos usar el ejemplo de un contrato de arrendamiento de automóvil. Imagina que alquilas un coche durante un periodo de 3 años. Mientras el contrato esté activo, el bien o servicio se considera vigente. Sin embargo, con la terminación del contrato, el bien o servicio ya no se está utilizando en ese momento y, por lo tanto, califica como caducado. Lo mismo se aplica a la situación, cuando realiza un pago final para pagar algo (apagado). A partir de ese momento, es necesario almacenar los datos relativos a este bien o servicio durante 7 años consecutivos, ya que es cuando comienza realmente el período de conservación. Por supuesto, le gustaría saber qué documentos y qué datos necesitará archivar. Los datos básicos consisten en lo siguiente en general:

• El libro mayor
• la administracion de existencias
• La administración de compras y ventas.
• La administración de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
• La administración de la nómina

Además de los datos básicos mencionados anteriormente, debe tener en cuenta el hecho de que también debe conservar todos los datos maestros. Los datos maestros se relacionan con temas tales como informacion sobre sus deudores y acreedores y archivos de artículos. Tenga en cuenta que todas las mutaciones en los datos maestros deben poder rastrearse posteriormente.

La forma correcta de almacenar facturas

Una parte importante de la obligación de retención es la forma específica en que se reciben y almacenan los datos. De acuerdo con las disposiciones legales que rigen este tema en particular, debe conservar los libros, documentos y soportes de datos que son importantes para los impuestos exactamente de la misma manera en que los recibió. Entonces, en su estado original, es decir, la grabación principal de los datos de origen. Esto significa que un documento recibido digitalmente también debe almacenarse digitalmente, lo que puede parecer contradictorio al principio, ya que almacenar datos físicamente solía ser la norma durante mucho tiempo. Esto ya no se aplica. Por ejemplo, una cotización o factura que recibe por correo electrónico, debe almacenarse como un archivo digital, ya que la forma original en que la recibió es digital. De acuerdo con las reglas de la obligación de retención, solo puede almacenar esta cotización o factura digitalmente.

Otra cosa que debe hacer es almacenar la fuente del archivo que recibió, además de almacenar cada archivo digital digitalmente. No basta con guardar la factura en sí, porque las autoridades fiscales quieren que pueda demostrar que, después de recibirla, no ha ajustado la factura a mano. Entonces, se da cuenta de esto no solo almacenando la factura en sí, sino también el correo electrónico en el que se adjuntó la factura. Esto le permite al inspector ver que la factura que ha guardado como archivo PDF o Word es realmente la misma que recibió originalmente por correo electrónico. Los datos en el sistema de informacion, los llamados datos derivados, deben ser rastreables hasta los datos de origen. Esta pista de auditoría es una condición importante cuando se trata de almacenar digitalmente la administración. También se le permite pedir a sus clientes una identificación. Sin embargo, lo que no está permitido, de acuerdo con las reglas de GDPR, es que esta forma de identificación se copie y, por ejemplo, se almacene en una administración. Esto solo está permitido en los casos en que es obligatorio, como cuando está contratando a un empleado, o las personas necesitan probar su identidad para convertirse en suscriptor de (algunos) de los servicios que ofrece.

La forma correcta de llevar una administración física

Una factura u otro documento que reciba por correo postal en papel y que deba conservarse, podrá digitalizarlo y almacenarlo digitalmente de acuerdo con las autoridades fiscales. Entonces, en esencia, reemplaza el archivo de origen, que es la factura en papel, con un archivo digital. Esto se llama conversión. Pero tenga en cuenta que, en este caso, también debe conservar el archivo original, como mencionamos anteriormente, durante el período legalmente vinculante. Al digitalizar, hay algunos factores importantes sobre los que debe estar informado. Los dueños de negocios a menudo digitalizan escaneando facturas, tomando una foto de documentos o teniendo una herramienta de digitalización vinculada a su programa de contabilidad, que también se llama 'escanear y reconocer'. Solo a través de esta última forma de digitalización, es posible digitalizar facturas no solo más fácilmente, sino también de acuerdo con el procedimiento correcto.

En un folleto sobre la obligación de retención, las autoridades fiscales holandesas se refieren a las condiciones que debe cumplir una conversión. Es importante, aquí, que no se pierdan las características de seguridad del documento original. Esto significa que siempre conservas las facturas en papel físicamente (en papel) durante un período de siete años. Especialmente los recibos pagados en efectivo son difíciles de verificar para las autoridades fiscales. Por otro lado, también hay ejemplos de firmas de contadores que han hecho acuerdos con las autoridades fiscales al respecto. Por ejemplo, las oficinas han recibido colectivamente permiso para que todos sus clientes almacenen facturas físicas digitalmente, de modo que ya no tengan que guardar nada en papel. Es aconsejable que usted, como empresario, explore sus opciones y posiblemente hable con las autoridades fiscales sobre sus deseos específicos. A menudo están dispuestos a ser flexibles y ayudarlo de cierta manera, siempre que mantenga todo limpio, transparente y legal.

La forma correcta de almacenar datos digitales

Hay varias formas de almacenar correctamente los datos digitales. La condición más importante es, por supuesto, que los datos deben almacenarse durante 7 (o 10) años. ¿Almacena todos sus datos y trabaja en su propio servidor? Luego, la ley fiscal holandesa dicta que debe tener un buen procedimiento de respaldo, mientras que también debe realizar estos respaldos de manera consistente. Además de eso, estas copias de seguridad deben almacenarse en una ubicación diferente a la ubicación donde se encuentra la administración digital. Podría, por ejemplo, utilizar un disco duro externo para este fin. También está permitido y es posible optar por una solución en la nube para almacenar sus datos. ¿Sabía que el software de contabilidad basado en la nube tiene muchas ventajas, como las siguientes? 

• Usted y su tenedor de libros o contador pueden acceder a los datos desde cualquier dispositivo
• Sus datos se mantienen seguros y no se pueden perder ni dañar si una computadora u otro dispositivo falla
• Podrás informarte y orientar tu empresa en base a datos reales actuales
• También puede vincular otros programas al software de contabilidad.

Cuando tiene en cuenta estas reglas, está bastante seguro de almacenar su administración digital de la manera correcta. Más adelante describiremos algunos detalles más interesantes sobre una administración digital.

Condiciones y requisitos adicionales en relación con el almacenamiento digital de archivos y datos

¿Tiene datos almacenados en equipos antiguos? La obligación de retención también significa que los datos retenidos deben ser accesibles. Por lo tanto, deberá poder acceder y abrir el archivo original. Esto significa que, por ejemplo, se deben conservar los equipos antiguos que permiten acceder a los datos, si ciertos archivos digitales solo se pueden consultar de esta manera. Puede pensar en medios de almacenamiento antiguos, como un disquete antiguo o una versión anterior de Windows. Además, la mayoría de los paquetes de contabilidad admiten financieramente el llamado archivo de auditoría. El archivo de auditoría es un extracto del libro mayor. Tenga en cuenta, sin embargo, que no es suficiente mantener solo el archivo de auditoría, ya que no incluye todas las entradas administrativas. Además, ten en cuenta todos los medios electrónicos de comunicación, como tu calendario, apps y SMS. Todos los mensajes a través de correo electrónico, WhatsApp, SMS e incluso Facebook deben conservarse en la medida en que se consideren pertenecientes a la categoría "comunicación empresarial". En el caso de una inspección, esta informacion debe estar disponible en la forma solicitada por el inspector. Esta regla también se aplica al mantenimiento de una agenda digital.

Más sobre la conversión de archivos en papel a medios digitales o de almacenamiento

Bajo ciertas condiciones, puede transferir datos de un medio de almacenamiento a otro. Por ejemplo, escanear un documento en papel o el contenido de un CD-ROM a una memoria USB. Por supuesto, hay ciertas condiciones para poder hacer esto, que son las siguientes:

• La conversión se realiza de forma correcta y completa.
• Los datos convertidos están disponibles durante todo el período de retención
• Puede reproducir los datos y hacerlos legibles y controlables dentro de un tiempo razonable

Si logra realizar esto, ya no estará obligado a conservar documentos en papel. Por lo tanto, si logra cumplir con las condiciones antes mencionadas, ya no necesita conservar el documento original. Esto le ahorrará tiempo y espacio, ya que no necesitará más una administración física. Básicamente, la versión digital ocupará el lugar del original. En principio, la conversión es posible para todos los documentos, a excepción de:

1. La hoja de balances
2. El estado de activos y pasivos
3. Ciertos documentos aduaneros.

Sin una administración física, puede ahorrar mucho espacio de oficina y mucho trabajo adicional. No busques más en archivos antiguos o cajas de zapatos en armarios repletos. Cuando observa los desarrollos digitales de los últimos 10 a 20 años, es prudente dar el paso hacia una administración totalmente digital. Es casi imposible perder un archivo almacenado digitalmente, especialmente cuando utiliza una solución basada en la nube. Además, es mucho más fácil y rápido hacer un bucle de archivos digitales. También ayude a su contador. Hable con su contador de vez en cuando e intente configurar la administración de tal manera que cumpla con la obligación legal de retención. Los programas de contabilidad en línea no solo brindan administraciones más controlables. Con cortafuegos bien protegidos y claves seguras, los buenos programas de contabilidad en línea almacenan automáticamente su administración en la nube. Puede verlo como una caja fuerte digital, en un lugar seguro, al que nadie más puede acceder aparte de usted y su contador. O: las autoridades fiscales, cuando el inspector tiene que comprobar sus libros.

Intercompany Solutions puede informarle más sobre la obligación de retención fiscal

Como puede ver, hay mucho involucrado con la obligación de retención fiscal. Es aconsejable mantenerse siempre informado sobre la legislación más reciente sobre el tema, para que sepa como empresario que está operando de conformidad con todas las leyes holandesas aplicables. Su contador debe informarle sobre esto, así como sobre todas las opciones para cumplir con esta ley de manera adecuada y segura. Si no tiene un contador y no sabe cómo cumplir, o tal vez acaba de iniciar su propio negocio y es nuevo en estos temas: en todos estos casos, siempre puede contactar Intercompany Solutions. Podemos brindarle un amplio asesoramiento financiero y fiscal, incluyendo la mejor forma de llevar una adecuada administración. También podemos ofrecerle apoyo y asesoramiento a la hora de pagar impuestos y elaborar su declaración anual de impuestos. No dude en contactarnos directamente para obtener más informacion.

Fuentes:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/